いくつもの作業を同時にこなして効率的に見えるマルチタスクですが、これは仕事の生産性を下げている仕事の効率を下げているというデータがあります。同時に多くの仕事をこなすためにマルチタスクをしているかもしれませんが、仕事を進めている気がするだけで、実は生産性を下げているだけなのです。
今回は、マルチタスクのデメリットや、マルチタスクを抜け出して仕事の生産性をあげる方法を紹介します。
目次
マルチタスクとは？仕事上でのメリットはある？
マルチタスクとは？
マルチタスクという言葉は聞いたことはあるでしょうか。マルチタスクとは、シングルタスクと反対の意味合いをもち、「同時にいくつもの仕事をこなす」という意味の言葉です。
もともとはパソコンで複数のデスクトップを開き、同時に処理していく作業のことを指しますが、人間も同じようにいくつものプロジェクトを抱え同時進行で仕事を進めていたりしています。
何社ものクライアントからのメールの返信をこなしながら、社内のチャットへの返信、上司からまた別の仕事を振られ同時に並行して複数の仕事を行うなんてことを、日常的に行っているのではないでしょうか？これらは、全てマルチタスクという作業に当たります。
マルチタスクはメリットなし！
いくつもの物事を同時に行うということは、脳の中でその都度頭をいったん別のことへ切り替えなければならないため、マルチタスクが苦手という方は多いはず。実はマルチタスクは仕事の生産性を下げるといわれています。
人間の行っているマルチタスクとは、パソコンとは違い短時間に集中する対象を変えているだけにすぎません。本来ならば、同じ作業を継続することで集中力が上がりきり、一番パフォーマンスが出せる状態になるはずです。ですが、別のことをコロコロとこなしているため、集中力が上がりきることがなく、集中力の低い状態で複数の仕事をしている状態なのです。
そもそも、コンピューターならいくつものデスクトップを開き、一方では動画を再生し、もう一方ではエクセルで情報処理をするということが可能ですが、人間の脳には本来不向きな作業なのです。マルチタスクは脳に過剰な負荷を与えており、対応できない処理を要求していることになります。
マルチタスクは生産性を下げることが多く、同じ作業を継続する方が集中力を高く維持できる。
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マルチタスクのデメリットとは？
それでは、マルチタスクにどんなデメリットがあるのか、詳しくみていきましょう。
集中力が奪われる
脳で行われているマルチタスクは、実は同時に複数のことをこなしているのではなく、作業を入れ替えているだけにすぎません。高速で作業の入れ替えを行うため、脳にかかる負担が大きく、激しくエネルギーを消費しています。
そのため、脳の疲れによって集中力が奪われてしまいます。仕事に集中していてもSNSの連絡が入るとそちらに気が向いてしまい、集中力が切れてしまうことがあります。
生産性が下がる
さらに、マルチタスクは仕事の生産性も下げるともいわれています。本来、脳は2つ以上のことを同時にできるようには作られていません。マルチタスクは一つのことをしている最中に、別のことへ一気に意識を向ける必要があります。
その際、次に行う作業のために脳のスイッチの切り替えを行うのですが、この切り替える際にエネルギーを必要とし、集中力をあげるためにも時間がかかります。このタイムラグによって生産性が下がるのです。また、いくつものことを考えなければならないため、ミスも起こりやすくなります。
一日長時間仕事をしていたつもりでも、途中でいろいろな作業をしたりSNSを開いたりと、振り返ってみるとあまり仕事が進んでいないという経験があるはず…。シングルタスクで本当にそれだけに集中していれば、実は数時間で終わる作業だったという可能性も大いにあります。
脳が疲れる
せっかく集中していたのに、チャットのポップアップ音に邪魔されたり、電話がかかってきて集中力が切れてしまった経験があるのではないでしょうか。脳は何かに邪魔されて切れてしまった集中力を、またゼロの状態からエンジンをかけることに過大なエネルギーを必要とします。
いくつもの仕事をこなすマルチタスクは、これが1日に何度も発生するため、一つの仕事に集中するよりも脳を必要以上に疲れさせてしまうのです。さらに、マルチタスクを行うと、脳内でコルチゾールというストレスホルモンが増えます。この状態が続くと脳へダメージを与え、脳細胞の死滅にもつながってしまうので注意が必要です。
マルチタスクのデメリット
・集中力が奪われる
・生産性が下がる・脳が疲れる
マルチタスクをしてしまうのはなぜ？脳の仕組みとは？
マルチタスクのデメリットについてお伝えしましたが、そもそもなぜマルチタスクをしてしまうのでしょうか。ここからはマルチタスクをしてしまう脳の仕組みを解説します。
人間の脳はできていないことやものに対する印象を強く持つという特徴があります。途中で終えてしまったタスク画あると、それを強く意識してしまうようにできているのです。終わっていないことがあると、終わっていない仕事に気を取られて、集中できなくなります。
また、厄介なことに、マルチタスクは生産性を下げるのにも関わらず、脳とメンタルに大きな満足感遠与えます。マルチタスクは仕事をしたという充実感や満足感、達成感を味わえます。ただ満足感を得られるだけで、生産性は下がるので、意味がありません。
マルチタスクよりもシングルタスク！集中できる環境を作るには？
マルチタスクによる様々なデメリットをお伝えしてきました。人間の脳には、いくつものことを脳のスイッチを切り替えながら行うマルチタスクよりも、シングルタスクで一つのことに集中することが、結果一番効率がよく脳のためにも良いのです。
マルチタスクをして、要領よく仕事を進めているように見える人もいるでしょう。そのような人は実は多くの仕事を同時にこなしているのではありません。多くの仕事を細かく分類して、その分類したシングルタスクを着実にこなしているから、要領良く仕事をこなすことができるのでしょう。自分に合ったやり方で仕事を進めることが、仕事を要領良く進める上で大切です。
それでは、そんなシングルタスクで、一つのことに集中できる環境を作るためにはどうしたら良いのかをお伝えします。
業務と時間を区切る
まずは、業務を時間で区切るのが良いでしょう。3つ同時にやらなければいけないことがあるのであれば、業務を時間ごとに区切り、1つ1つ着実に終わらせていく方法が生産性が上がりおすすめです。
例えば、歩きスマホは歩く動作と仕事のメールチェックや情報をキャッチする作業を同時に行っている、まさにマルチタスクです。
信号や人の動き、障害物の確認作業を行いながら、メールを打つことや文章を読む作業を同時に行うことは、とても高度な処理能力が必要のため、実はメールを打ち終わってから歩く方が早く終わるのです。歩きスマホの例からわかるように、1つ1つ着実に終わらせるようにしましょう。
タスクを細分化する
「今日は〇〇の資料作成をしよう」と計画していたとしても、いざ着手しようとした時に何から始めていいのか、どのように進めていけばいいのかわからず、集中力が途切れてしまった経験は誰しもあると思います。
そのようにならないように、タスクを細分化しておくのもポイントです。「まずは情報をまとめる。情報を整理した後に、ワードでまとめる」のように、タスクを細分化し、それにかかる時間を考えることで、ひとつずつ作業を終わらせることができて、効率がアップします。
タスクごとに目標時間を決める
「とりあえず終わらせなければならない」と、なんとなく取り組んでも、だらだらと作業してしまうだけです。やらなければならないタスクごとに、完了の目標時間を決めて、集中してひとつひとつ仕事を終わらせましょう。
ゾーンに入れるようなルーティーンを組む
「ゾーン」という言葉を聞いたことはあるでしょうか？ゾーンに入った状態というのは、シングルタスクの最上位の状態を指し、一切の雑念がない状態で情報処理速度が高く、最も仕事の捗る状態のことをいいます。
これらの言葉はスポーツ界でよく使われ、一流のアスリートはこの状態をよく活用しています。いつでもこの状態に入れれば良いのですが、ゾーンに入るためにはまず環境を整えることが大切です。
その一つとしてアスリートが行っているのが「ルーティーンを組む」ということ。仕事を開始する前に毎日コーヒータイムを設けることなどもルーティーンの一つ。仕事を始めるモードとして脳が認識し、ゾーンに入りやすくなるのです。
また、時間や空間も大切です。人間の脳は寝ている間に記憶の整理をするため、早朝が一番脳のスッキリしている状態なのです。そのため、仕事を捗られるためには早朝に仕事を行うのがベスト。また、静かな空間は意外にも集中しにくいといわれています。むしろ、カフェなど少しざわついた空間の方がゾーンに入りやすい傾向にあります。
雑音がない空間で作業する
雑御に集中力を遮断される場合は、雑音のない空間で作業したり、ノイズキャンセリング機能のついたイヤフォンを使用したりして、雑音を遮断するのがおすすめです。
やりたくない仕事から終わらせる
やりたくないタスクから先に終わらせてしまうのも重要です。難しい仕事や面倒な仕事、重要な仕事はなんとなく後回しにしがちですが、先に着手した方が精神的にも楽です。やりたくない仕事は優先して終わらせましょう。
似た業務は同じ時間にまとめて処理する
最後に、似た業務は同じ時間にまとめて処理するのがおすすめ。まずは、日々の作業を知るために、3日分のスケジュールを紙に書き出してみましょう。すると、似たようなタスクを分散されて行っていることに気づくかと思います。
例えば、メールのチェックや返信をするのは出社時、お昼休憩後、退社前など決められた時間にまとめて処理するように決めてしまうのです。すると今まではメールが鳴るたびに中断されていた作業も、シングルタスクで一つのことに集中して行うことができます。
集中できる環境を作るためにすべきこと
・業務と時間を区切る
・ゾーンに入れるようなルーティーンを組む
・似た業務は同じ時間にまとめて処理する
職場の都合上マルチタスクが逃れられない！そんなときでも解決できる方法はある？
次から次に仕事を任されてしまい、職場の都合上マルチタスクをせざるを得ない場合もあるでしょう。その場合の解決策を紹介します。
上司に相談する
まずはタスクが多すぎてキャパオーバーであることを上司に相談しましょう。上司に相談することで、今後のタスク量を調節してくれるかもしれません。
タスク量について上司に相談するのは気が引けるかもしれませんが、多くの仕事を引き受けてキャパオーバーするよりも、一つ一つの仕事をしっかりとこなして成果を出した方が上司としても嬉しいはずです。仕事量を調節してもらえるか上司に相談してみましょう。
社内チャットに返信できない旨を書く
一つの仕事に集中している時に、社内のチャットが届くと集中力が途切れてしまいます。自分
の仕事を中断してチャットのレスをしているだけでも、かなりの時間のロスになりますよね。こまめにレスするよりも、まとめてレスした方が集中力も持続します。こまめに社内の連絡がきてしまう場合はチャットのわかりやすい部分に「○時までは返信不可」と表示しておくといいでしょう。
Googleカレンダーなどで社内に共有する
同じ部署の人であっても、お互いに他の人のタスク量を正確に把握しているわけではありません。そのため、他の人のタスクがいっぱいであることを知らずに、つい仕事をお願いしてしまって、仕事量が増えてしまうこともあります。
自分のタスク量を他の人と共有しておけば、その人の仕事量やスケジュールを複数人で把握しあえるので、1人だけ仕事量が多く、マルチタスクになってしまうことを防げるでしょう。
仕事がキャパオーバーで限界な時は転職するのも手
人間の脳は、不向きなマルチタスクをこなすことよりも、いかに集中力をあげてシングルタスクを遂行するかが、仕事の効率アップに影響します。
上記の方法を試して集中力をあげ、ぜひ仕事の生産性をアップしてみてくださいね。しかし、「それでも仕事が多すぎて終わらない」「キャパオーバーに感じる」ということもあるのではないでしょうか。
そんな風に感じた時は、そもそも1日にこなせる量以上の仕事を与えられている可能性が大いにあります。このまま今の職場にいても一向に状況がよくならない場合は、転職するのも手です。転職は逃げではありません。現代は多様な働き方が流通し、転職ありきの時代です。キャリチェンでは一人一人にあった転職の相談やアドバイスを行っています。今の仕事は限界と感じている方はぜひ気軽にご相談くださいね。
そんな風に感じた時は、そもそも1日にこなせる量以上の仕事を与えられている可能性が大いにあります。このまま今の職場にいても一向に状況がよくならない場合は、転職するのも手です。転職は逃げではありません。現代は多様な働き方が流通し、転職ありきの時代です。キャリチェンでは一人一人にあった転職の相談やアドバイスを行っています。今の仕事は限界と感じている方はぜひ気軽にご相談くださいね。
