退職理由の伝え方！いつ誰にどのように伝えるべき？面接ではなんて言う？【例文付き】

退職理由の上手な伝え方は知っていますか？どのタイミングで誰に伝えるかはとても大事です。とくに、新卒だとおそらく初めての退職となるため、知らない方も多いのではないでしょうか。

今回は、円満退職するために伝えるべき時期や伝え方、退職理由別の上手な伝え方を例文付きで紹介します。

円満退職できる退職理由の伝え方とは？

円満退職するためには、退職を一番に伝える人物やタイミング、伝え方が大切です。ここでは、円満退職するための方法を紹介します。

直属の上司に面談のアポを取る

まず最初に、直属の上司に伝えましょう。面談の日程を取り付ける場合は、口頭でもメールでも問題ありません。

口頭で直接面談のアポを取る場合は、勤務時間内に伝えましょう。ただ、出勤してすぐやミーティングの前など忙しそうなタイミングは控えるようにしてくださいね。

メールで面談の日程を伝える場合は、「相談したいことがあるので、お時間いただけますでしょうか」と、面談のアポイントを取るだけにしましょう。メールに退職の意を書いてしまうのはマナー違反になります。例外として、体調を崩していて出社できない状態にある場合には、退職の意をメールで伝えても仕方ない場合もあります。

1ヶ月以上前に退職の意を伝える

退職希望の意を伝えるタイミングは、退職したい日から遡り、1〜3ヶ月前には伝えるのがベストです。ただし、会社の就業規則に退職の意を伝える時期が明記されていることもあります。

会社の規定によって、退職の意思表示のタイミングは異なります。自社規則を確認しましょう。

退職日直前に退職の意思を伝える場合は、後々トラブルにならないよう、就業規則に法って伝えるようにしましょう。

前向きな退職理由にする

退職する際には、上司が納得するようなポジティブな理由を伝えましょう。今までお世話になってきた上司に感謝の意を表し、退職後にも何かあった際には繋がれるようにしておく方が気持ちよく退職することができます。

実際には会社や上司が合わないなど、ネガティブな理由かもしれません。ネガティブな理由をわざわざ伝えて、トラブルを起こすよりも前向きな理由を伝えてなるべく円満に退職する方が得策です。

嘘をつくべき？本音で答えるべき？

ネガティブな理由は伝えない方が良いですが、完全に嘘をつく必要はありません。例えば、人間関係が原因の場合、ストレートに伝えてしまうとトラブルに発展しやすくなります。また、「どこに行っても人間関係の悩みは同じだ」と退職を踏みとどまるように説得されてしまう可能性もあります。

他にも、「今の仕事が合わない」や、「今の仕事を好きになれない」という内容も「長く続けることで面白さがわかるようになる」と言われてしまうでしょう。

同業種への転職であれば、いつか仕事で関わることもあるかもしれません。そんな時に、悪い関係で退職してしまうと仕事もしずらくなってしまいます。上司が納得してくれそうな、止むを得ない事情を伝えるのがベストです。本音と建前を上手に使い分けましょう。

どうしても理由が思いつかない場合や理由を伝えたくない場合には、「一身上の都合」でもOK。法律上、退職理由を必ず詳しく伝えなければならない義務はありません。

転職先について伝えるべき？

本来、転職先の会社名を伝える義務はありません。転職先を伝えなければ退職時の手続きができないということもないのです。

転職先を伝えた方がメリットがある場合は伝えるべきですが、転職先の悪い噂を聞かされたり、引き留めの口実に使われたりする場合もあります。転職先について伝える義務はありませんが、伝えるかどうかは時と場合によって判断するといいでしょう。

会社に迷惑がかかる時期は避ける

退職する時期は、会社に迷惑がかかる時期は避けた方が無難です。会社の繁忙期で忙しい時期や、人事異動の直後、重大なプロジェクトの進行中などは、会社へ迷惑がかかってしまいます。また、引き継ぎにも影響が出てしまう恐れもあります。

繁忙期に退職を切り出しても、「忙しいから今は無理だ」と後回しにされたり、「仕事量が増えるから無理」と言われたりするでしょう。ただでさえ忙しい繁忙期に人手が減るとなると、会社としては非常に迷惑だからです。

円満に退職するためにも、仕事がひと段落した時期に伝え、上司と相談し退職までのスケジュールを組んでいきましょう。

しかし、退職の準備をしておけば、繁忙期に辞めても問題がないことも。繁忙期に退職せざるを得ない場合は、しっかりと準備をして、会社に迷惑がかからないように注意すれば、繁忙期の退職も認められるでしょう。

退職の伝え方の例文

それでは、退職の伝え方を紹介します。例文を紹介するので、「退職の理由が思いつかない…」と言う方は参考にしてみてください。

キャリアアップ

「お忙しい中、面談の時間をいただきありがとうございます。これまでお世話になり、とても感謝しています。ですが、今後の将来について考えたところ、新たな環境でもっと○○の業務の幅を広げたいと思うようになりました。つきましては○月○日付けで退職させていただきたいと存じます。よろしくお願いいたします。」

キャリアアップの場合、伝え方には注意が必要です。「今の会社でも、部署移動すればキャリアアップができる」と言われてしまう恐れがあるため、具体的な理由を示しましょう。

チャレンジしたい

「お忙しい中、面談の時間をいただきありがとうございます。これまでお世話になり、とても感謝しています。ですが、実は少し前から○○業界に興味を持ち、挑戦したいと思っていました。悩んだのですが、やはり自分の力を試したいという思いを捨てきれないため、退職を決断いたしました。つきましては○月○日付けで退職させていただきたいと存じます。よろしくお願いいたします。」

家庭の事情

家業を継ぐことになった場合

「お忙しい中、面談の時間をいただきありがとうございます。これまでお世話になり、とても感謝しています。父の経営する農家を継ぐことになり、退職を決断いたしました。ご迷惑をおかけして申し訳ないのですが、○月○日付けで退職させていただきたいと存じます。よろしくお願いいたします。」

家族の転勤の場合

「お忙しい中、面談の時間をいただきありがとうございます。これまでお世話になり、とても感謝しています。主人が転勤することとなり、私も一緒に付いて行くことになりました。ご迷惑をおかけして申し訳ないのですが、○月○日付けで退職させていただきたいと存じます。よろしくお願いいたします。」

結婚

「お忙しい中、面談の時間をいただきありがとうございます。これまでお世話になり、とても感謝しています。実は結婚が決まり、家庭に入り主婦業に専念することを決断いたしました。ご迷惑をおかけして申し訳ないのですが、○月○日付けで退職させていただきたいと存じます。よろしくお願いいたします。」

病気の事情

「お忙しい中面談の時間をいただきありがとうございます。これまでお世話になり、とても感謝しています。実は、病気が見つかりました。とても悩んだのですが、業務に支障をきたすことや治療に専念したい気持ちから退職を決断いたしました。ご迷惑をおかけして申し訳ないのですが、○月○日付けで退職させていただきたいと存じます。よろしくお願いいたします。」

転職時の面接での退職理由の正しい伝え方とは？

最後に、転職時の面接での正しい退職理由の伝え方を紹介します。前職の退職時同様、前向きな理由を伝えることがベストです。

前職での人間関係や給与、労働時間の不満などをそのまま正直に伝えてしまうと、また同じような問題が起こると辞めてしまうのではないかと面接官に懸念されてしまいます。

「○○の業務を希望していたが、何年待っても異動を受け入れてもらえなかった」など、自分の力では改善できなかったことを伝えた上で、「御社ではぜひ○○の業務をしたい」と入社の意思が伝わるように、不満点をポジティブな方向へ転換させて話しましょう。

その際に、なぜ○○がしたいのかや、入社した場合にどんなことをしたいかなど伝えることで、面接官にやる気が伝わりアピールにも繋がります。また、退職理由を伝える際には、堂々とハキハキ喋りましょう。

自信なさげな様子でボソボソと喋ると、「本当は違う理由なのではないか？」「嘘をついているのでは？」と疑われてしまいます。自信を持って、面接官の目を見て堂々と伝えましょう。

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面接で退職理由の伝え方！転職理由ランキング・理由別回答例・答え方を紹介

退職の際のよくある疑問

退職の際によくある疑問を解説します。

引き止められた場合

よくあるのが、引き止められるケース。引き止める理由を大きく分類すると、会社にデメリットがあるケースと社員の将来を考えて引き止めるケースの2種類があります。

退職を引き止められる場合でも、曖昧な回答は避け明確な意思を持ち、具体的な日程や引き継ぎの方法を示すようにしましょう。どのようなことを言われても、会社を辞める意思は変わらないという強気な態度を貫きましょう。

逆にすんなりと受け入れられてしまった場合は、寂しい気持ちになりますが、退職の交渉をせずに済んだと前向きに考えてください。

また、転職先を聞かれても、答えなくてOK。特に競合他社への転職は情報漏洩が懸念されます。「これから探します。」と曖昧な回答でも構いません。

同僚や後輩にはいつ伝える？

同僚や後輩、取引先に退職の意を伝えるのは、上司と話合ってからがいいでしょう。上司に退職を受け入れてもらう前に退職の意を伝えてしまうと、混乱させてしまったり、よくない噂が飛び交ってしまったりする可能性があります。退職日時、引き継ぎの仕方が決まってから上司以外の人に伝えてください。

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まとめ

円満退職するための、退職までの流れや退職理由の伝え方を例文で紹介しました。同じ業界であればとくに、退職後にも仕事で関わる可能性があります。業界が違ったとしても、どこかで会うかもしれません。なるべく職場の人たちとは円満な関係でいられるように退職することがおすすめです。

また、次の転職先が決まらずに悩んでいる方もいるのではないでしょうか？キャリチェンでは、転職先を探すお手伝いをしています。スキルの棚卸しをして活かせる仕事を探すことや、全く別の業種への転職のサポートをすることも可能です。ぜひ気軽にご相談ください。